Jaké ekonomické a právní vztahy jsou mezi jednotlivými subjekty, které do správy vstupují, vyplývá ze smluv, jež jsou uzavřeny v souvislosti s vlastnictvím a správou domů. Zpravidla se jedná o vztah nájemce a vlastníka bytu, stále častěji se ale vyskytují případy, kdy uživatel bytu je zároveň jeho vlastníkem. Další ze vztahů vzniká mezi vlastníkem bytu a hospodářem (sdružení vlastníků, družstvo vlastníků aj.).

Je to např. povinnost vlastníka bytu přispívat do fondů, na pojištění nebo na správu. Obdobně i hospodáři vzniká povinnost hradit provizi za správu tomu, koho pověřil výkonem správy. V praxi existují i případy, kdy správce bytového fondu nezávisle na vlastníkovi domu nebo bytů inkasuje od nájemců bytů poplatky na vlastní účet (kabelová televize, úklidová služba). Stává se také, že část peněz plyne od nájemce nebo vlastníka správci (zálohy na služby) a další část peněz od nájemce vlastníkovi bytu (nájemné), či od vlastníka hospodáři (fond oprav). Všechny tyto a další varianty vztahů je možno v programu SSB 2000 sledovat a zpracovávat.

Obrázek:domek1.gif}} Jak jsme se zmínili výše, mezi jednotlivými subjekty (správce, hospodář, vlastník, nájemce) vznikají vzájemné ekonomické vztahy. Kromě vztahů mezi nájemcem, vlastníkem a hospodářem lze v programu evidovat pohledávky ve vztahu ke správci. To je vhodné tehdy, když správce poskytuje některým ze subjektů nějakou službu, například kabelovou televizi. Vyměřovat předpisy jednomu subjektu lze samozřejmě od více různých subjektů. Je tedy možné sledovat pohledávky společenství vlastníků po vlastníkovi za zálohy na služby a příspěvky do fondu oprav (předpisy typu BC) a zároveň sledovat pohledávky správce po vlastníkovi za poskytování kabelové televize (předpisy typu AC). Teoreticky lze v jednom objektu sledovat až šest typů závazků: správce-hospodář (AB), správce-vlastník (AC), správce-nájemce (AD), hospodář-vlastník (BC), hospodář-nájemce (BD) a vlastník-nájemce (CD). V praxi nejčastěji využijete vztahy vlastník-nájemce (CD) a hospodář-vlastník (BC). Správné pochopení jednotlivých vztahů je velmi důležité. Jako příklad proto uvádíme dva nejčastější případy, které se v praxi vyskytují: Příklad: Ekonomické vztahy v domě ve vlastnictví jednoho subjektu Navozený stav Celý dům je ve vlastnictví jednoho subjektu, přičemž se nejedná o sdružení, celek i objekty vlastní stejná právnická či fyzická osoba (typickým vlastníkem je obec) Obrázek:domek2.gif}}

Správné nastavení programu Nájemci jednotlivých objektů (bytů) jsou nájemci (nájemce - D), vlastníkem všech objektů je obec (vlastník - C) a hospodářem ve všech objektech je obec (hospodář - B). V nejvyšší úrovni figuruje uživatel programu SSB2000 (správce -A). V objektech není třeba definovat vztahy typu BC, protože jde o stejný právní subjekt, je třeba pouze definovat vztahy typu CD (obec požaduje od nájemců nájemné a zálohy na služby) a případně AB či AC (správce požaduje od obce provizi).

Příklad: Dům patří sdružení vlastníků

Navozený stav V domě s pěti bytovými jednotkami a nebytovým prostorem jsou následující vlastnické poměry. Tři bytové jednotky jsou ve vlastnictví fyzických osob - pánů Jaromíra, Františka a Zdeňka, dvě bytové jednotky jsou ve vlastnictví obce Lhota a nebytový prostor a ostatní společné prostory jsou ve společném vlastnictví. V domě vzniklo Společenství vlastníků jednotek. Nebytový prostor je Společenstvím vlastníků jednotek pronajímán obuvnické firmě Podrážková a dcera. Pánové Jaromír a František užívají své bytové jednotky, pan Zdeněk ji pronajímá slečně Petře. Byty obce Lhota užívají pánové Martin a Tomáš.

Správné nastavení programu Hospodářem (B) ve všech objektech je Společenství vlastníků jednotek. Vlastníky (C) jsou v jednotlivých bytech pánové Jaromír, František a Zdeněk, vlastníkem zbývajících dvou bytů je město Lhota. Vlastníkem nebytového prostoru je Společenství vlastníků jednotek. Nájemci (D) jsou definováni pouze v bytě pana Zdeňka (nájemce slečna Petra), v bytech obce Lhota (pánové Martin a Tomáš) a v nebytovém prostoru (právnická osoba Podrážková a dcera).

Ve všech bytech je třeba nastavit vyměřování předpisů záloh na služby a příspěvků do fondu oprav ve vztahu hospodář-vlastník (BC). V bytě pana Zdeňka, bytech města Lhota a nebytovém prostoru je třeba nastavit vyměřování předpisů záloh na služby a nájemného ve vztahu vlastník-nájemce (CD). Zálohy na služby jsou tedy v některých bytech vyměřovány dvojmo - jednou ve vztahu BC a jednou ve vztahu CD. Vychází to ze skutečnosti, že vlastník jednotky má povinost platit zálohy na služby nezávisle na tom, zda mu předpisy záloh hradí nájemce bytu.

V úvodu této části je třeba zdůraznit, že program SSB2000 neslouží jako program účetní, může však poskytovat podklady pro účetnictví. Program SSB2000 disponuje několika velmi silnými mechanizmy pro spolupráci s účetnictvím. Jedná se zejména o mechanismus účetního období, který slouží hlavně ke kontrole vstupů, a mechanismy hospodářských středisek a „účetních předkontací“, které umožňují vytvářet výstupy v potřebné struktuře.

Z výše uvedeného vyplývá, že před nastavením a vlastním provozem programu SSB2000 by měla proběhnout analýza, jaké podklady pro účetnictví je třeba z programu SSB2000 získávat a které podklady z účetnictví je naopak potřeba do SSB2000 pořizovat.

Důležitým účetním prvkem v programu SSB2000 je možnost zadání účetních předkontací. Pro každou jednotlivou složku předpisu lze zvlášť nastavit účetní předkontace „má dáti“ a „dal“ a to jak pro základ daně, tak pro daň. Nastavení je možno provést jednotlivě pro složky předpisu, hromadně při samotné definici složky předpisu nebo prostřednictvím mimořádných akcí úlohou Hromadné nastavení složek předpisu či Hromadná změna sazeb (růst nájemného). Řada sestav pak umožňuje vyčíslit předpisy vyměřené pod účetními předkontacemi. Jedná se zejména o sestavy sdružené v menu Sestavy ⇒ Statistiky. Typické využití předkontací je např. nastavení jiných předkontací pro složky předpisů pro byty a jiných pro složky předpisů pro nebytové prostory. Jiná možnost je pomocí předkontací rozdělit celkový měsíční předpis na nájemné za plochu, nájemné za zařizovací předměty a zálohy na služby (pokud nejsou předkontace použity, je k dispozici pouze sestava členěná po složkách a výsledná čísla pro zaúčtování je třeba pracně sčítat, což je, zvláště při větším počtu hospodářských středisek, nepříjemné).

V tom nejjednodušším pohledu na spolupráci programu SSB2000 a programu účetnictví je třeba zajistit aby oba programy vykazovali stejné ekonomické výsledky, tj. předpisy (pohledávky) a platby (úhrada pohledávek).

Prakticky bez výjimky platí, že SSB2000 je zdrojem předpisů pro účetnictví. Tyto předpisy lze do účetnictví dostat opisem z tiskových sestav v menu Sestavy ⇒ Statistiky (běžný postup) nebo převodem pomocí datových souborů (v případě větších správců a větších počtů hospodářských středisek, je třeba řešit individuálně dle konkrétních potřeb). Po odsouhlasení a zaúčtování je třeba v SSB2000 posunout účetní období předpisů, aby nemohla být změněna zaúčtovaná čísla v daném účetním období.

Větší variabilnost je v oblasti plateb za užívání bytu. Platby lze pořizovat souběžně do SSB2000 i účetnictví (v případě malých správ nebo při použití inkasa to není problém), platby pořizovat do účetnictví a pomocí datových souborů je převádět do SSB2000 (s použitím variabilních symbolů a úlohy Dávka plateb časté řešení) a konečně je možno platby pořizovat do SSB2000 a pomocí datových souborů je převádět do účetnictví. Po odsouhlasení a zaúčtování je třeba v SSB2000 posunout účetní období plateb, aby nemohla být změněna zaúčtovaná čísla v daném účetním období.

Poslední oblastí, kde je vhodné zajistit kontrolu s účetnictvím, jsou náklady pro vyúčtování služeb. Obvykle se náklady kontrolují v rámci roku, nikoliv měsíčně. Stejně jako u předpisů a plateb je třeba pracovat s účetním obdobím nákladů. Navíc je možno u jednotlivých nákladových položek zadávat položku „kód 1“. Tato položka je primárně určena ke kontrole nákladů zadaných podle kódu. Jestliže na faktuře za spotřebu elektrické energie jsou fakturovány spotřeba za elektroměr STA, elektroměr výtahu a elektroměr za chodbové osvětlení, náklady budou zadány do SSB2000 proti zálohám na složky předpisu STA, výtah a spol. osvětlení. V účetnictví je tato faktura evidována jako náklady na el. energii. Normálně lze kontrolovat náklady po jednotlivých složkách. V tomto případě je třeba použít položku kód 1 a u všech třech nákladových položek zadat její hodnotu např. „EL“. Při kontrole lze zobrazit všechny náklady s touto hodnotou a porovnat s účetní hodnotou nákladů na el. energii.