Mechanismus depozit umožňuje v programu SSB2000 sledovat složení finanční částky subjektu u správce a následné využití složené částky na úhradu vyměřených předpisů. Depozitum lze využít buď na úhradu všech nebo pouze vyjmenovaných složek předpisu.

Příklad: Metodika depozit - dlouhodobá nepřítomnost nájemce

Nájemce městského bytu odjíždí na dlouhodobou zahraniční služební cestu. Na úhradu svých závazků souvisejících s užíváním bytu složí na účet správce částku Kč 100000. V programu SSB2000 správce zaeviduje složenou částku jako depozitum úlohou Depozita. Po návratu nájemce správce vyčíslí zbylou částku na depozitu a případně ji vyplatí nájemci.

Příklad: Metodika depozit - předplatné nájemného

Městská rada rozhodne, že uzavře nájemní smlouvu na městský byt s tím subjektem, který v obálkové metodě nabídne co nejvyšší částku. Tato částka pak zůstane složana na účtu města a budou z ní hrazeny předpisy nájemného (nikoli tedy záloh na služby apod.) až do vyčerpání částky. Správce vítězi soutěže založí depozitum. Při založení depozita úlohou Depozita stanoví, že prostředky z depozita budou hrazeny pouze složky předpisu nájemného.

Definici a ostatní nastavení týkající se depozit lze provést z úlohy Depozita U definovaných depozit lze pak měnit nastavení (složky předpisu, které mají být z depozita pokrývány), případně přidávat depozita nová.

Samotné čerpání depozit lze provést buď individuálně rovněž z Depozita nebo hromadně úlohou Převod plateb z depozit. Hromadný převod plateb z depozit je vhodné provést alespoň jednou měsíčně po spuštění úlohy Hromadné vyměření předpisu a před spuštěním úloh Automatické přiřazení plateb a Vázání nevyčerpaných plateb na konto. Je tedy vhodné provádět jednotlivé akce v tom pořadí, ve kterém jsou zobrazeny v úloze Měsíční akce ⇒ Měsíční uzávěrka. Je totiž třeba si uvědomit, že výši částky, která je odčerpána z depozit při hromadném převodu plateb z depozit, ovlivňuje nejen nastavení depozita (tj. (ne-)vyjmenování složek předpisu, které se mají z depozita hradit), ale i aktuální stav pokrytí předpisů, které se mají depozitem hradit.

Příklad: Metodika depozit - postup při čerpání

Městská rada rozhodne, že uzavře nájemní smlouvu na městský byt s tím subjektem, který v obálkové metodě nabídne co nejvyšší částku. Tato částka pak zůstane složana na účtu města a budou z ní hrazeny předpisy nájemného (nikoli tedy záloh na služby apod.) až do vyčerpání částky. Nájemce Jan Novák získá nájemní smlouvu tímto způsobem a je mu založeno depozitum, které je určeno k pokrytí nájemného (předpokladem je měsíční čerpání částky Kč 3000). Zbylé složky předpisu (zálohy na služby apod.) ve výši Kč 2000 měsíčně hradí nájemce prostřednictvím SIPO.

Nejprve bude uveden příklad chybného postupu. V měsíci září správce nejdříve vygeneruje předpisy, poté načte platby ze SIPO a provede automatické přiřazení plateb a předpisů, Protože v úloze Servis ⇒ Definice ⇒ Složky předpisu správce ponechal přednastavené priority předpisu, tj. maximální nájemné mělo nejvyšší prioritu, a proto se na předpis nájemného použije celá výše platby Kč 2000. Po následném spuštění převodu plateb z depozit pak bude převedeno pouze Kč 1000 na dokrytí předpisu nájemného. Výsledkem tedy je, že Jan Novák má dluh Kč 2000 (nepokryté předpisy záloh na služby).

Správný postup je takový, že po vygenerování měsíčních předpisů je spuštěna úloha Měsíční akce ⇒ Měsíční uzávěrka ⇒ Převod plateb z depozit. Tím je zajištěno, že se z depozit pokryje celý předpis nájemného. Další platby (prostřednictvím SIPO apod.) budou pak použity na úhrady ostatních předpisů.

Pokud by však depozitum mělo sloužit jako jistina a čerpáno z něj by mělo být pouze v okamžiku, kdy subjekt neuhradí své závazky, je třeba převod plateb z depozita provádět až po pořízení všech ostatních plateb a po automatickém přiřazení plateb a předpisů.