Samotné vyúčtování je rozděleno na tři následující kroky.

Rozpočítání nákladů

V tomto kroku jsou zjištěny náklady spadající do vyúčtování a rozpočteny oproti zálohám na služby. Zároveň je vyčíslena výše záloh na služby, pokud bylo v definici vyúčtování nastaveno jejich zohlednění. Tomuto kroku odpovídá položka menu Akce ⇒ Rozpočítání nákladů.

Vyčíslení stavů kont

V tomto kroku jsou zjištěny zůstatky kont jednotlivých subjektů, pro které je vyúčtování prováděno. Tomuto kroku odpovídá položka menu Akce ⇒ Vyčíslení stavů kont. Pokud pro některé celky není potřeba provádět vyčíslení stavů kont, lze to dát programu SSB2000 najevo volbou položky menu Akce ⇒ Označení celků bez vyčíslení stavů kont.

Převod výsledků vyúčtování do salda

V tomto kroku jsou převedeny výsledky vyúčtování do sald jednotlivých subjektů. Teprve po jeho provedení je ovlivněna samotná datová základna programu SSB2000, protože jsou na salda subjektů zaneseny předpisy odpovídající výsledku vyúčtování. Tomuto kroku odpovídá položka menu Akce ⇒ Převod výsledků vyčtování do salda.

Nejmenší jednotkou, pro kterou lze jednotlivý krok provést, je celek. Zároveň platí, že každý krok je možno provést až po provedení kroku bezprostředně předchozího. Nelze tedy vyčíslit stavy kont pro celek, u kterého ještě nebyly rozpočítány zálohy na služby. Toto omezení program SSB2000 striktně kontroluje a ve výběru celků pro jednotlivé kroky nabízí pouze ty celky, u kterých je možno krok provést.

Již provedený krok lze odvolat a vzít zpět. Slouží k tomu úlohy Akce ⇒ Vzetí rozpočítání nákladů zpět, Akce ⇒ Vzetí vyčíslení stavů kont zpět a Akce ⇒ Vzetí převodů výsledků vyúčtování do salda zpět.

Obrázek: Kroky vyúčtování

Bezesporu stěžejní úlohou celého vyúčtování je úloha Rozpočítání nákladů. V rámci této úlohy jsou nejen zjištěny skutečné náklady připadající na jednotlivé subjekty, ale i vyčísleny zálohy na služby předepsané v zúčtovacím období. Program SSB2000 přitom vychází z podkladů zadaných obsluhou v průběhu roku. Tyto podklady jsou na počátku (bezprostředně po stisku tlačítka Rozpočítej v úloze Rozpočítání nákladů) uzamčeny a kopírovány pro další zpracování. V době uzamčení (cca několik minut) nelze v rámci programu pracovat s některými úlohami a naopak, pokud v okamžiku pokusu o uzamčení tabulek někdo pracuje s úlohou, používající potřebné tabulky, zobrazí se hlášení „Nepodařilo se zamknout tabulku …“ a nelze rozpočítání provést. Kopírují se pouze data potřebná pro rozpočítání aktuálně rozpočítávaných celků a veškeré změny učiněné v programu SSB2000 v datech těchto celků po stisku tlačítka Rozpočítej tedy nemají na výsledek rozpočítání nákladů vliv. Aby bylo možno příslušná data zkopírovat pro vyúčtování, je třeba zajistit dostatek volného prostoru na pevném disku počítače, na kterém je vyúčtování prováděno.

Z hlediska výkonnosti počítače je někdy lepší nerozpočítávat náklady ve všech celcích najednou, ale raději po menších skupinách celků. Rozdíl v rychlosti rozpočítání může být mnohonásobný. Rozpočítání nákladů po menších skupinách celků má také výhodu v přehlednější a rychlejší lokalizaci případných chybných údajů zjištěných programem SSB2000.

Vyčíslení stavů kont je krok, který je nutno provést pouze tehdy, chce-li správce spojit vyúčtování se zohledněním přeplatků resp. nedoplatků na kontech jednotlivých subjektů a ovlivnit tak vyplácenou resp. pohledávanou částku. Pokud chce správce vystavit pouze „čistý“ protokol z vyúčtování, může tento krok nahradit Označení celků bez vyčíslení stavů kont. Jinak, v běžném případě, je možno vyčíslit stavy kont úlohou Vyčíslení stavů kont. Pro vyčíslení stavů kont lze použít dvě metody - podle účetního období zůstatků, nebo podle datumu zůstatků.

Dle účetního obdobi je velmi závislé na přiřazování plateb předpisům. Pokud jsou stavy kont vyčíslovány podle účetního období zůstatků, jsou v potaz brány pouze předpisy vyměřené nejpozději v zadaném účetním období a platby na konto došlé (tj. přiřazené, nikoli pořízené!) nejpozději v zadaném účetním období. Tento způsob je vhodnější pro kontrolu s účetnictvím, vyčíslené zůstatky však v případech špatné práce s účetním obdobím a přiřazováním plateb neodpovídají faktickým zůstatkům a těžko se vysvětlují uživatelům bytů.

Dle datumu zůstatku je vhodnější z hlediska komunikace s uživateli bytů, neboť věrně zobrazuje faktický vývoj zůstatku na saldu uživatele. Je vsak velmi obtižná, spíše nemožná, kontrola zůstatků na účetnictví. Tato kontrola však není nezbytná a pokud ji z nějakých vlastních důvodů nepotřebujete, je tato metoda vhodnější.

Po provedení vyčíslení stavů kont a odkontrolování výsledků vyúčtování kontrolními sestavami je možno vytisknout protokoly z vyúčtování a doručit je příslušným subjektům. Následuje reklamační období, ve kterém mohou být provedeny některé úpravy ovlivňující výsledek vyúčtování. Po skončení reklamačního období a zanesení a zohlednění všech případných změn je možno provést poslední krok - převod výsledků vyúčtování do salda. Tento krok není závislý na dalších aktivitách spojených s výplatou přeplatků resp. vybráním nedoplatků z vyúčtování.

Převod výsledků vyúčtování do salda je úloha, která ovlivňuje samotná data programu SSB2000. Není se však čeho obávat, neboť i tento krok je vratný úlohou Převod výsledků vyúčtování do salda.

Obsluha programu SSB2000 má i při provádění této úlohy možnost několika voleb. Jednou z nejdůležitějších je určení období a datumu předpisu pro předpisy z vyúčtování. Předpokladem je, že kromě ojedinělých zvláštních situací bude datum předpisu korespondovat s obdobím předpisu. Tyto údaje lze určit zvlášť pro přeplatky a zvlášť pro nedoplatky. Přitom se přeplatkem resp. nedoplatkem rozumí celkový přeplatek resp. nedoplatek za všechny složky předpisu. Důvodem možnosti určení dvou datumů je případný budoucí předpis penále. Přeplatky je totiž vhodné předepisovat s co nejstarším datumem předpisu, aby co nejdříve umořovaly případný dluh na saldě subjektu a tak snižovaly případné vyměřené penále. Naopak nedoplatky by měly být předepisovány s datem, které správce určil jako termín splatnosti pohledávek vzniklých na základě ročního vyúčtování služeb.

Další možností je určení, zda budou předpisy z vyúčtování předepisovány pro každou složku zvlášť, nebo zda budou vyměřeny pod jednou společnou složkou (která musí být v úloze Složky předpisu zadána jako Typ předpisuVyúčtování). Prvý způsob zvolí ti správci, kteří potřebují vykázat výsledky vyúčtování (a jejich případné úhrady) po jednotlivých složkách předpisu, druhý způsob zvolí ti správci, kteří takovou potřebu nemají a stačí jim evidovat pouze jeden úhrnný předpis (a jeho případnou úhradu).

Dalšími možnostmi pak jsou možnost vyměřit předpisy na konto s konkrétním názvem (implicitně jsou předpisy vyměřeny na aktivní konto) a možnost zadání účetních předkontací pro předpisy z vyúčtování.