Data evidovaná programem SSB2000 již ze své evidenční podstaty obsahují mnoho časových údajů. Jedná se o časové údaje označující určitý časový okamžik (datum předpisu) nebo časový úsek (období předpisu).

Nejlépe lze jednotlivé časové údaje a jejich význam vysvětlit na problematice časových údajů předpisu. Každý z předpisů evidovaných program SSB2000 obsahuje pět časových údajů.

• Období předpisu - je období, ve kterém vznikla pohledávka spojená s užíváním bytu nebo nebytového prostoru. Předpis červencového nájmu bude mít období předpisu 2002/07.
• Účetní období předpisu - udává, v jakém účetním období byl předpis zanesen do účetnictví, tzn. v jakém účetním období byl vyměřený předpis (vzniklá pohledávka) zaúčtován na příslušný účet. Suma předpisů s konkrétním účetním obdobím s programu SSB2000 by měla souhlasit se sumou zaúčtovaných vzniklých pohledávek za toto období v účetnictví.
  Režim účetních uzávěrek má dopad i na úlohy, ve kterých jsou platby, předpisy nebo náklady rušeny. Pokud je rušená platba pořízena v již uzavřeném účetním období, není možno ji jednoduše odstranit. Změnila by se tím totiž účetní statistika za již uzavřené účetní období, což je nepřípustné. Program SSB2000 místo odstranění rušené platby automaticky pořídí platbu se stejnými údaji (datum, doklad atd.) a opačnou částkou. Vznikne tak pár „rušená platba“, „rušící platba“. Tyto platby jsou pak o obrazovce Pohyby salda zobrazeny kurzívou a při zobrazení detailu je detail platby červeně přeškrtnut. Pokud je rušená platba pořízena v neuzavřeném účetním období, je platba odstraněna. Obdobným způsobem jsou v programu SSB2000 rušeny předpisy a náklady. Při rušení předpisů je však situace složitější. Účetnímu způsobu rušení totiž podléhá i přiřazení plateb a předpisu. Při rušení předpisů nebo plateb je nutno rušit nejen samotný předpis nebo platbu, ale i jejich případné přiřazení platbám nebo předpisům.
• Datum předpisu - datum splatnosti předpisu. Není-li předpis do tohoto data uhrazen, jedná se o prodlení ve splatnosti předpisu a subjekt může být za toto prodlení sankcionován.
• Od dne a do dne Údaje vymezují časové rozmezí, za které vznikla pohledávka (předpis). Tyto údaje jsou důležité při vyúčtování pro informaci, kdy (jak dlouho) byla subjektu poskytována služba.

Významy jednotlivých datumových údajů předpisů pomůže dokreslit následující příklad.

Příklad: Metodika časových údajů - datumové údaje předpisů

Správce provedl účetní uzávěrku účetního období 2002/03, aktuálním účetním obdobím je tedy 2002/04. Po této uzávěrce je mu oznámena informace, že nájemce Jan Novák se nastěhoval ke dni 18.3.2002 do volného bytu. Správce proto provede nastavení související s nastěhováním nového nájemce a vyměří mu předpis za měsíc březen. Účetní období předpisu je 2002/04 a účtárna jej v tomto období zaúčtuje. Období předpisu je 2002/03, protože předpis je pohledávkou za nájem nebo službu spojenou s užíváním bytu v měsíci březnu. Datum předpisu je 31.03.2002, protože předpis je splatný k tomuto dni. Údaje od dne a do dne předpisu jsou 18.3.2002 a 31.03.2002, protože předpis je pohledávkou za nájem nebo službu spojenou s užíváním bytu za toto datumové rozmezí - při vyúčtování záloh na služby bude tedy za měsíc březen rozpočítána poměrná část nákladu připadající na byt za 14 dní.

Podobné časové údaje, jako u předpisů, je možno nalézt i u plateb. Jsou to:

• Účetní období Určuje, ve kterém účetním období byla platba zaúčtována na příslušný účet plateb došlých. Suma plateb za určité účetní období v programu SSB2000 by měla souhlasit se sumou plateb došlých za toto období v účetnictví.
• Datum platby Udává datum složení částky daným subjektem. Tento údaj je důležitý pro případnou penalizaci a s tím spojeným vyčíslením počtu dní, po které subjekt dlužil.
• Datum pořízení Tento údaj je pouze pomocný a nemá žádný vliv na žádný z výpočtů prováděných v programu SSB2000. Obsluze programu může sloužit jako vodítko při zkoumání typu „Kdy a jak se tato platba do programu dostala?“.

Poslední oblastí, ve které se vyskytuje více časových údajů, jsou náklady. Každá z položek nákladů může obsahovat následující časové údaje.

• Účetní období Určuje, ve kterém účetním období byla položka nákladu zaúčtována. Suma částek položek nákladů za určité účetní období v programu SSB2000 by měla souhlasit se sumou částek za toto období v účetnictví.
• Období nákladu od - do Období, za které vznikl náklad ve výši specifikované v položce nákladu. Některé z položek faktur mají období pouze jedno (obdobím je měsíc), jiné obsahují údaje dva - rozmezí měsíců.

Jedním z nejvýraznějších časových údajů v programu SSB2000 je bezesporu účetní období. Jak již sám název napovídá, je tento údaj účetní povahy a podléhá proto účetním uzávěrkám. Jeho smyslem je možnost porovnání, exportu nebo importu dat programu SSB2000 a účetního programu. V programu SSB2000 jsou evidována tři účetní období: účetní období předpisů, účetní období plateb a účetní období nákladů. Každé z těchto účetních období lze uzavřít samostatně v úloze Měsíční uzávěrka. Hlavní smysl účetních uzávěrek je ten, že po provedení příslušné uzávěrky jsou předpisy, resp. platby, resp. náklady za uzavřené účetní období neměnné a příslušné sestavy zobrazující vyměřené předpisy, resp. došlé platby, resp. zadané náklady vykazují stále stejná čísla.

Pro správnou účetní evidenci je velmi vhodné konzultovat okamžiky účetních uzávěrek s účetním oddělením. Režimů, ve kterých lze uzávěrky provádět, je velké množství, v následujícím příkladu bude popsán ten nejběžnější.

Příklad: Metodika časových údajů - účetní uzávěrky

K uzávěrce účetního období předpisů davá účtárně pokyn obsluha programu SSB2000 po vyměření všech předpisů za dané období. Účtárna jako podklad dostane některou z účetních statistik o předpisech, např. Protokol o předpisech. Účtárna může tuto statistiku zkontrolovat oproti svému účetnímu předpokladu vzniklých pohledávek a po odsouhlasení je možno uzavřít účetní období předpisů v programu SSB2000.

K uzavření účetního období plateb dává naopak obsluze programu SSB2000 pokyn účtárna. Před vlastním uzavřením by měla být provedena kontrola, zda v účetnictví evidované platby došlé souhlasí s platbami pořízenými v programu SSB2000 (např. prostřednictvím sestavy Sestavy). Poté je možno v programu SSB2000 uzavřít účetní období plateb.

Účetní období nákladů je uzavíráno po vzájemném sesouhlasení nákladů pořízených do účetnictví a nákladů pořízených do programu SSB2000, lze použít např. sestavu Přehled nákladů po složkách předpisu (výběr položek).

Pořízení platby resp. předpisu je možné jen do aktuálního účetního období - účetní období platby resp. předpisu je vyplněno automaticky podle aktuálního účetního období a obsluha programu nemá možnost tento údaj ovlivnit.

Snad nejobtížněji pochopitelným časovým údajem v programu SSB2000 je účetní období přiřazení platby a předpisu. Je to období zaúčtování použití platby na úhradu konkrétního předpisu. Pokud je typ správy takový, že není nutno rozlišovat úhradu jednotlivých složek předpisu (např. platby došlé na nájem, platby došlé na zálohy na služby a platby došlé na penále), není třeba se účetním obdobím přiřazení platby a předpisu zabývat. Pokud je takové členění nutné, je zároveň nutné pochopit, co účetní období přiřazení platby a předpisu vyjadřuje. Program SSB2000 neobsahuje samostatnou účetní uzávěrku účetního období přiřazení platby a předpisu, toto účetní období je vždy rovno aktuálnímu účetnímu období plateb v okamžiku provedení přiřazení platby a předpisu.

Následující příklad ukazuje, jak je důležité pochopit pojmy účetní období předpisů, účetní období plateb a účetní období přiřazení předpisu a platby. Znalost významu těchto pojmů je důležitá zejména při zadávání omezujících podmínek při tisku účetních sestav zohledňujících všechna tři výše uvedená období. Jedná se zejména o sestavy sdružené v nabídkách Sestavy ⇒ Statistiky a Sestavy ⇒ Platby, s omezujícími podmínkami pro účetní období se však lze setkat i v mnoha jiných sestavách.

Příklad: Metodika časových údajů - účetní období přiřazení platby a předpisu

V účetním období předpisů 2002/02 byly vyměřeny běžné předpisy ve výši Kč 2000, v účetním období předpisů 2002/03 byly vyměřeny předpisy penále ve výši Kč 50. V účetním období plateb 2002/02 byla zanesena platba ve výši Kč 2000 a v tomtéž účetním období plateb byla přiřazena výše uvedeným běžným předpisům. V účetním období plateb 2002/04 pak byla z běžných předpisů „odpřiřazena“ částka Kč 50 a byla přiřazena předpisu penále.

Pokud by v programu SSB2000 nebyly evidovány žádné jiné finanční pohyby, bylo by možno o výše uvedených akcích vykázat následující informace.

1. V účetním období 2002/02 byly vyměřeny běžné předpisy ve výši Kč 2000 a předpisy penále ve výši Kč 0. V účetním období 2002/03 byly vyměřeny běžné předpisy ve výši Kč 0 a předpisy penále ve výši Kč 50.
2. V účetním období 2002/02 byly pořízeny platby ve výši Kč 2000. V účetním období 2002/02 byly pořízeny platby ve výši Kč 0.
3. V účetním období 2002/02 byly pokryty běžné předpisy ve výši Kč 2000 a předpisy penále ve výši Kč 0. V účetním období 2002/03 byly pokryty běžné předpisy ve výši Kč 0 a předpisy penále ve výši Kč 0. V účetním období 2002/04 byly pokryty běžné předpisy ve výši Kč -50 a předpisy penále ve výši Kč 50.
4. Za účetní období 2002/02 až 2002/04 byly pokryty běžné předpisy ve výši Kč 1950 a předpisy penále ve výši Kč 50.
5. Předpisy z účetního období 2002/02 jsou nyní pokryty ve výši Kč 1950, v účetním období 2002/02 byly pokryty ve výši Kč 2000.
6. Platba z účetního období 2002/02 hradí v účetním období 2002/02 běžné předpisy ve výši Kč 2000 a předpisy penále ve výši Kč 0, v účetním období 2002/03 hradí běžné předpisy ve výši Kč 2000 a předpisy penále ve výši Kč 0, v účetním období 2002/04 hradí běžné předpisy ve výši Kč 1950 a předpisy penále ve výši Kč 50.
7. Statistika zpracovaná v únoru 2002 by vykázala neuhrazené předpisy penále ve výši Kč 50, statistika zpracovaná v dubnu 2002 by vykázala neuhrazené běžné předpisy ve výši Kč 50.