Program SSB2000 podporuje automatickou komunikaci se systémem SIPO České pošty, a.s. Systém SIPO slouží k vybírání plateb prostřednictvím České pošty, a.s. a následujícímu převodu plateb na příslušné účty. Podmínkou k inkasování plateb prostřednictvím SIPO od subjektu je přidělení spojového čísla subjektu. Každý ze subjektů je dále z hlediska SIPO zařazen do inkasní organizace.

Kromě inkasní organizace a spojového čísla lze platby vybírané prostřednictvím SIPO odlišit podle kódu poplatku. Účelem kódu poplatku je odlišit platby s různým účelem. Kódy poplatku jsou pevně stanoveny Českou poštou, a.s. V programu SSB2000 je zavedeno pravidlo, podle kterého nemohou dva subjekty užívat stejnou kombinaci spojového čísla a kódu poplatku. Důvodem je zajistit jednoznačnou identifikaci platby došlé prostřednictvím SIPO. Pokud je potřeba, aby byly úhrady za dva různé objekty prováděny prostřednictvím SIPO pod stejným spojovým číslem (tj. úhrady provádí jedna fyzická nebo právnická osoba), lze tyty úhrady odlišit pomocí kódu poplatku.

Příklad: Metodika SIPO - rozdělení subjektů do inkasních organizací

Správce spravuje bytový fond města a tří sdružení vlastníků. Nájemné, poplatky a zálohy na služby nájemců města jsou prostřednictvím SIPO vybírány na účet města, poplatky, zálohy na služby a příspěvky do fondu oprav vlastníků z jednotlivých sdružení jsou prostřednictvím SIPO vybírány na účty jednotlivých sdružení. Jsou proto založeny čtyři inkasní organizace a sepsány čtyři smlouvy s Českou poštou, a.s. o výběru plateb prostřednictvím SIPO. Každý z nájemců města a každý z vlastníků má přiděleno spojové číslo SIPO, kterým je v rámci platebního styku prostřednictvím SIPO jednoznačně identifikován.

Příklad: Metodika SIPO - kódy poplatku 1

Jan Novák užívá byt a zároveň má v pronájmu garáž. Úhrady za užívání bytu i pronájem garaže chce hradit prostřednictvím SIPO pod svým spojovým číslem. Je proto potřeba pro úhrady za byt použít kód poplatku např. 13 („Nájem“) a pro úhrady za pronájem garáže kód poplatku 65 („Garáž“).

Příklad: Metodika SIPO - kódy poplatku 2

Jan Novák byl do 30.6. nájemcem města, od 1.7. se stal vlastníkem bytu. Aby bylo možno odlišit platby SIPO došlé na úhradu závazků vůči městu (úhrada červnového předpisu) a platby došlé na úhradu záloh na služby a příspěvku do fondu oprav společenství vlastníků, je třeba pro úhrady předpisů vyměřených městem nájemci Janu Novákovi zachovat stávající kód poplatku 13 („Nájem“) a pro úhrady předpisů vyměřených společenstvím vlastníků vlastníkovi Janu Novákovi použít kód poplatku 40 (Služby byt).

Příklad: Metodika SIPO - kódy poplatku 3

František Novotný je nájemcem tří bytů. Úhrady za nájem a služby spojené s užíváním všech tří bytů zasílá prostřednictvím SIPO. Pro odlišení úhrad za jednotlivé byty je třeba použít kódy poplatku 13, 14 a 15 (vše „Nájem“).

Program SSB2000 umožňuje několik způsobů komunikace se SIPO. Jsou to porovnání a převzetí kmene SIPO, načtení plateb z inkasa, hlášení změn na inkaso a načtení změn z inkasa. Všechny lze provést volbou menu Inkaso ⇒ Měsíční akce. Jednotlivé způsoby komunikaci budou nyní ve stručnosti popsány.

• Porovnání a převzetí kmene SIPO Úlohu lze využít v případě, že správce již prostřednictvím SIPO platby vybírá a připravuje správu pomocí programu SSB2000. Úlohu slouží i k obnovení kmene SIPO v programu SSB2000. např. v případě ztráty dat. Kromě převzetí kmene je možno provést i porovnání kmene evidovaného v programu SSB2000 a kmene evidovaného Českou poštou, a.s.
• Načtení plateb z inkasa Úloha slouží k měsíčnímu načítání plateb došlých prostřednictvím SIPO. Platby lze načíst buď do aktuálního nebo předchozího účetního období plateb. Je to proto, že platby došlé prostřednictvím SIPO jsou většinou načítány až po uzávěrce účetního období plateb.
• Hlášení změn na inkaso Úloha by měla být prováděna, pokud v měsíci došlo ke změně výše úhrad nebo změně inkasní organizace některého ze subjektů. Úlohou se dává tato změna na vědomí systému SIPO České pošty, a.s., kmen SIPO programu SSB2000 zůstává nezměněn.
• Načtení změn z inkasa Úloha slouží k potvrzení změn hlášených České poště, a.s. a promítnutí potvrzených změn do kmene SIPO programu SSB2000. Samozřejmě jsou promítnuty pouze ty změny, které byly Českou poštou, a.s. potvrzeny.

Program SSB2000 si udržuje kopii kmene SIPO, který eviduje Česká pošta, a.s. Kmen SIPO obsahuje pouze číslo organizace, spojové číslo, kód poplatku a aktuální částku. Chybí tedy jakýkoli údaj identifikující samotný subjekt, který platbu provádí. Provázání subjektu s konkrétní inkasní organizací, spojovým číslem a kódem poplatku se provádí tak, že je subjektu založen způsob úhrady s aktivním způsobem úhrady SIPO, příslušnou inkasní organizací, spojovým číslem a kódem poplatku. Jeden subjekt může jednotlivé složky předpisu hradit pod různými spojovými čísly a kódy poplatku (např. oddělení úhrad vlastníka odměny správci za správu a společenství vlastníků záloh za služby a příspěvků do fondu oprav). Dva různé subjekty však v programu SSB2000 nemohou hradit své závazky SIPEM pod stejnou inkasní organizací, spojovým číslem a kódem poplatku, protože by nebylo lze jednoznačně identifikovat platbu došlou prostřednictvím SIPO - subjekty musí být odlišeny alespoň kódem poplatku.

Příklad: Metodika SIPO - převzetí kmene SIPO

Správce doposud spravoval městský bytový fond „na papíře“. Nyní přechází na evidenci prostřednictvím programu SSB2000. Protože již mnozí z nájemců města platí prostřednictvím SIPO, vyžádá si správce od České pošty, a.s. kmen SIPO a úlohou Porovnání a převzetí kmene SIPO převezme kmen SIPO včetně zátěže (měsíční úhrady), kterou Česká pošta, a.s. eviduje pod jednotlivými spojovými čísly a kódy poplatku, do programu SSB2000 a u jednotlivých subjektů zanese spojová čísla do způsobu úhrady složek.

V této sekci budou popsány nejčastější souvislosti týkající se SIPO, které je třeba si uvědomit, aby práce s program SSB2000 byla bezproblémová.

Úloha Hlášení změn na inkaso porovnává aktuální výši měsíčního předpisu s částkou evidovanou na kmeni SIPO. Tuto skutečnost je třeba si uvědomit zejména u nájmců v bytech s regulovaným nájemným při změně sazeb pro výpočet úhrad za plochu. Předpokládejme, že změna sazeb nastává k 1.7.2002. Pak je třeba zachovat se podle následujícího schématu.

1. Provést hlášení změn na inkaso a načtení změn z inkasa pro měsíc červen (jsou-li v červnu nějaké změny).
2. Provést změnu sazeb.
3. Provést hlášení změn na inkaso a načtení změn z inkasa pro měsíc červenec (předpokládá se velké množství změn).

Dalším z prvků souvisejících s inkasem je dobíhající způsob úhrady v úhradách složek subjektu. Dobíhající způsob je evidován zejména kvůli inkasu, kdy je třeba zachovat informaci o tom, že subjekt prováděl úhrady prostřednictvím SIPO. Důvodem je, že od subjektu může ještě být doručena platba ze SIPO a tuto platbu je třeba na základě spojového čísla identifikovat. Při změně způsobu úhrady složek předpisu je aktivní způsob úhrady automaticky přesunut do dobíhajícího způsobu úhrady a nahradí stávající dobíhající způsob úhrady.

Příklad: Metodika SIPO - změna způsobu úhrady

Nájemce správci oznámí, že přestává hradit své závazky prostřednictvím SIPO a nadále bude úhradu provádět srážkou ze mzdy. Správce se zmýlí a jako aktivní způsob nastaví úhradu hotovostí. Do dobíhajícího způsobu je automaticky přesunuta úhrada prostřednictvím SIPO (včetně spojového čísla a kódu poplatku). Správce si svůj omyl uvědomí a provede znovu změnu úhrad a jako aktivní nastaví úhradu srážkou ze mzdy. Do dobíhajícího způsobu je automaticky přesunuta úhrada hotovostí. Aby byla zachována informace o tom, že subjekt dříve hradil své závazky prostřednictvím SIPO, a aby bylo možno identifikovat případné platby SIPEM od tohoto subjektu, je třeba alespoň u jedné složky předpisu dobíhající způsob změnit na SIPO a znovu zadat spojové číslo a kód poplatku.