Program SSB2000 na jedné straně generuje předpisy, na straně druhé jsou do něj obsluhou pořizovány platby (ať již ručním zadáním např. úlohou Dávka plateb nebo automatizovaně např. úlohou Načtení plateb z inkasa). Samotným pořízením však nemá program informaci o tom, která platba je určena k úhradě kterého předpisu.
Bylo by značně neefektivní , kdyby program po obsluze požadoval, aby u každé z plateb určila, které předpisy pokrývá. Proto program obsahuje úlohu automatického přiřazení plateb předpisům, která tuto činnost provede za obsluhu. Automat se snaží přiřadit platbu jednotlivým předpisům tak, aby výsledné přiřazení bylo co nejméně odlišné od přiřazení, které by učinila lidská obsluha. Vychází, zjednodušeně řečeno, z následujících předpokladů (ve skutečnosti je chování automatu daleko složitější a bude popsáno v dalších kapitolách).
Existují i situace, ve kterých se platba nepřiřadí žádnému z předpisů. Stane se tak zejména v následujících případech (přesný popis je uveden dále).
Program samozřejmě umožňuje platby a předpisy přiřazovat ručně. Je to možnost, jak korigovat přiřazení provedené automatem, případně přiřadit zcela nově podle specifických kritérií. K ručnímu přiřazení plateb a předpisů slouží především úloha Formulář Přiřazení plateb předpisům dostupná z obrazovky Pohyby salda nebo Pohyby kont. Přiřazení plateb a předpisů lze však ovlivnit i v mnoha jiných úlohách.
Při ručním přiřazení plateb a předpisů lze přiřadit libovolnou platbu libovolnému předpisu v libovolné výši. Je proto třeba dbát zvýšené opatrnosti, protože program v žádném případě obsluhu nekoriguje a umožní provést i přiřazení zdánlivě nesmyslné (např. přiřazení dubnové platby březnovému předpisu a zároveň březnové platby dubnovému předpisu).
V ručním režimu přiřazení plateb a předpisů lze kromě vytváření nových přiřazení rušit přiřazení stávající. V tomto případ je potřeba mít na zřeteli, že případné uvolněné platby budou při příštím automatickém přiřazení plateb a předpisů použity na úhradu nevyrovnaných předpisů.
Příklad: Ruční přiřazení plateb a předpisů
Nájemce nezaplatil březnový předpis, v dubnu zašle složenku s platbou ve výši měsíčního předpisu. Na složenku připíše poznámku, že platba je určena na úhradu březnového předpisu. V tomto případě je nutné platbu jednotlivým březnovým předpisům přiřadit ručně, jinak by úloha automatického přiřazení plateb a předpisů platbu použila na úhradu dubnových předpisů.
V této kapitole je podrobně popsán mechanismus automatického přiřazení plateb a předpisů a veškerá nastavení, která tento mechanimus ovlivňují. Tato kapitola je náročná, její opakované přečtení a pochopení je však nezbytné, pokud je potřeba mít plnou kontrolu nad přiřazením plateb a předpisů. Předtím, než bude popsán mechanismus přiřazení plateb a předpisů, uvedeme nastavení, která tento mechanismus ovlivňují.
Při definici složek předpisů lze nastavit prioritu pokrytí jednotlivých složek předpisů. Toto nastavení má za následek, že při případném přiřazování plateb na nejstarší dluhy bude platba přednostně použita na pokrytí těch předpisů, které mají vyšší prioritu. Nastavení priorit lze učinit globálně v úloze Formulář Systémové nastavení - záložka Ostatní nebo lokálně v Celek - záložka Předvolby. Globální nastavení se provádí pro všechny složky předpisu a má všeobecnou platnost. Lokální nastavení lze provést pouze pro vybrané složky předpisu a má platnost jen pro konkrétní celek. Lokální nastavení má vždy přednost před globálním.
Příklad: Priority složek předpisů
Správce městského bytového fondu má zájem na tom, aby byly přednostně pokrývány předpisy nájemného (tj. co možná nejvyšší výběr nájemného), pak předpisy záloh na služby a nakonec ostatní poplatky. Globálně proto nastaví prioritu úhrad složek předpisů. V celku číslo 13 je však třeba prioritně hradit poplatek za kabelovou televizi. Správce lokálně v uvedeném celku nastaví prioritu složky předpisu kabelová televize. To má za následek, že v celku číslo 13 jsou při úhradách nejstarších dluhů nejdříve pokryty složky předpisu kabelová televize, následně nájemné, zálohy na služby a nakonec ostatní služby.
Kromě nastavení priorit jednotlivých složek předpisů lze stanovit, zda je pro pokrytí nejstarších dluhů rozhodující období předpisů, nebo priorita složky. Bez ohledu na toto nastavení se vždy nejprve pokrývá běžný měsíc. Za běžný měsíc se implicitně považuje ten měsíc, který je uveden v datumu platby. Bude tedy nejprve pokryt předpis, jehož období předpisu je stejné jako měsíc v datumu platby. Explicitně lze ovlivnit běžný měsíc tím, že se v údaji „DOKLAD2“ platby uvede počínaje prvním znakem hodnota „MMRRRR“ či „RRRRMM“, kde MM za lomítkem značí měsíc a RRRR rok období předpisu, které má být považováno za běžné. Podobný mechanismus je využíván při načítání plateb inkasem, kde stejným způsobem zpracovává hodnota „INKASO MMRRRR“. Teprve po pokrytí běžného měsíce se zbývající volnou platbou pokrývají dluhy starší. Mohou nastat dvě možnosti.
Příklad: Explicitní určení běžného období předpisu pro automatické přiřazení platby
Při ručním pořízení platby úlohou Dávka plateb je zadán DOKLAD2 „012002“ a datum platby 15.2.2002. Při automatickém přiřazení plateb a předpisů je platba považována za platbu za měsíc únor.
Přiřazení plateb a předpisů lze ovlivnit u jednotlivých subjektů individuálním nastavením jednotlivých kont.
Upozornění: pokud bude v této sekci použit pojem výše platby, částka předpisu apod., bude tím myšlena výše ještě nevyčerpané části platby, ještě nepokrytá částka předpisu apod. Bude popsán obecný postup při přiřazení plateb a předpisů jednoho subjektu (přiřazení předpisů a plateb více subjektů je pouze opakované provedení přiřazení plateb a předpisů jednoho subjektu). Proto termíny platby, předpisy, konta apod. v této sekci znamenají platby, předpisy, konta apod. jednoho konkrétního subjektu.
Do procesu přiřazení plateb a předpisů nevstupují předpisy na kontech, u kterých je nastavena volba Nepokrývat konto automaticky. V některých úlohách, které umožňují přiřazení plateb a předpisů v rámci jednoho konta (např. úloha Přiřazení plateb dostupná z obrazovky Pohyby salda) lze však přiřazení plateb oproti těmto předpisům vynutit.
Pokud však existuje variabilní symbol, u kterého je uvedeno konto, jsou platby s tímto variabilním symbolem na toto konto přiřazovány vždy bez ohledenu na nastavení volby Nepokrývat konto automaticky.
Platby jsou nejprve rozděleny na tři skupiny.
Platby jsou ve výše uvedeném pořadí přiřazovány předpisům ve dvou kolech. Nejprve se je automat snaží přiřadit běžným předpisům (tj. předpisům, jejichž složka není 6, 7, 8, 9, 10 nebo 11), ve druhém kole se je automat snaží přiřadit předpisům penále (tj. předpisům se složkou 8, 9, 10 nebo 11). Přitom do druhého kola nevstupují předpisy z kont, u nichž je nastavena volba Nepokrývat penále.
Do procesu přiřazení plateb předpisům nejsou zahrnuty ty platby, u kterých je předpoklad, že mohou být přiřazeny předpisům, které budou vyměřeny později. Jsou to platby splňující zároveň všechny následující podmínky.
Jedna platba je pak přiřazována předpisům podle následujícího postupu.
Příklad: Přiřazení plateb 1
Na saldu nájemce jsou vyměřeny předpisy do března 2002 a jsou zaneseny platby do dubna 2002. Nájemce stále bydlí a není mu pozastaveno vyměřování měsíčních předpisů. Dubnová platba vůbec nevstoupí do procesu přiřazení plateb a předpisů.
Příklad: Přiřazení plateb 2
Na saldu nájemce jsou vyměřeny předpisy do března 2002 a jsou zaneseny platby do dubna 2002. Nájemce je odstěhován k 15.3.2002. Všechny platby vstoupí do procesu přiřazení plateb a předpisů.
Příklad: Přiřazení plateb 3
Na saldu nájemce jsou vyměřeny předpisy do března 2002 a jsou zaneseny platby do dubna 2002. Nájemce stále bydlí a v objektu je zastaveno vyměřování měsíčních předpisů. Všechny platby vstoupí do procesu přiřazení plateb a předpisů.